机关应用文写作常识

机关应用文写作常识

机关应用文的特点
　　要写好机关应用文，首先应了解和掌握它的特点。而掌握它的特点，最好的办法是把它和其它文体作比较。
　　和小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文艺作品比较，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者：它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题；它不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。因此，实用是机关应用文的第一个特点。

　　这个实用的特点，表现在内容上，它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件，都是为了解决现实生活中存在的问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文，也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验，请领导机关和领导同志了解，注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。横向使用传送的文件，也是就某一或某些问题，相互知照或协商。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出：“任何机关做决定，发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。”这个“有用”，对机关应用文来说，就是实用。

　　在表现效用上，绝大多数文件，有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用?转化为档案材料。比如，历史上某个朝代的一封奏章，一道诏令，只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅，诏令下达被执行，它们就完成了任务，失去了效用。有些公文，至今仍作为典范流传，并不是它能解决某个实际问题，而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如，今天的《请示》、《通知》、《任免书》等，请示得到答复，通知的对象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《请示》、《通知》、《任免书》就失去了基本效用。如果以后出现问题，需要查对，那就是历史档案的作用了。
　　有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?

　一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见乏于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。

　　二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。

　　三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成《请示》，不能写成《报告》，《通知》不能写成《通报》，《指示》不能写成《命令》等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。因此，严格是机关应用文的第二个特点。

　　机关应用文的特定使用范围，对象和它所承担的任务，决定了它无论内容还是文字，必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是，不允许凭想当然主观臆断，甚至故意说假话，编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法，在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”；小说可以驰骋想象，写狐鬼神仙，太虚幻境；杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导，作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信，你可以想到那里写到那里，而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切，比如，把叙述性的“错误是严重的”，写成结论性的“犯有严重错误”；把“给市民发放物价补贴”，写成“给群众发放物价补贴”；把“领导干部”写成“干部”，还有象“保护公共秩序”，“基本上是扎扎实实的”等，都是概念模糊，叙述不贴切的表现。要防止把现象当作本质，把偶然发生的事，不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判断进行推理的时候，要十分周密，在同一时间、同一关系、同一意义下，保持同一的说法，不能有另外的说法，比如“这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决”，既然十分成功，为什么又说主要问题没有解决呢?这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件，涉及面广，影响面大，切不可追求华丽而失实，造成思想混乱，使工作遭受损失。因此，准确、扎实是机关应用文的第三个特点。
　　工作质量和效率的高低，是衡量领导机关、领导班子水平高低，能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上，就是积极倡导简捷明白，一语中的，力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下，尤其如此。毛泽东同志在《反对党八股》中十分尖锐地指出：“我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又臭又长’”。一九四八年一月，毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中又指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，……而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”一九五二年二月，党中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》，指出：“凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大，事务繁细……在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱……其结果，使领导同志对这些文电难看，或者就没有看，等于白写”。毛泽东同志的文章和党中央的指示，都把内容扼要，晓畅明快，作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件，仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。
　　由此可见，实用、严格、准确、简练是机关应用文所具有的特点，它们紧密联系、不可分割地体现在同一份文件中。有些同志把强烈的政治性和有固定格式单列出来作为特点，恐怕不尽妥当。实际上，政治性最强的不是机关应用文，而是政论文；格式要求最严的也不是机关应用文，而是古诗赋，特别是格律诗。当然，机关应用文的特点如何叙述，还可以继续探讨，以便表述得更准确、更科学。